Việc tối ưu hoá chi phí nhằm đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh là mục tiêu mà mọi doanh nghiệp đều hướng tới. Trong giai đoạn mà nền kinh tế toàn cầu có nhiều khó khăn thì việc tiết giảm chi phí càng trở nên bức thiết hơn bao giờ hết.

Thực là sai lầm khi nhiều tổ chức chủ động cắt giảm cả chi phí marketing khiến cho mãi lực giảm sút thê thảm. Chúng ta đều biết, “Marketing là một chuỗi những hành động hợp nhất dẫn đến một lợi thế cạnh tranh lâu dài cho doanh nghiệp”. Việc cắt giảm chi phí sẽ dẫn tới sự lạc điệu và không đồng nhất giữa các chương trình marketing làm cho hiệu quả tổng thể bị giảm sút, thậm chí triệt tiêu.

Khó khăn là khó khăn chung, ảnh hưởng tới tất cả các ngành nghề, vì đầu ra của ngành này lại là đầu vào của ngành khác. Ví dụ: Thời gian vừa qua, khi ngân hàng tăng lãi suất cho vay, các tổ chức và cá nhân khó tiếp cận vốn để mua xe, các nhà sản xuất xe khó bán xe hơn, theo đó các nhà cung ứng vật tư cho ngành sản xuất xe như sắt thép, sơn, nhựa, lốp xe, dây điện, kính…cũng gặp khó khăn. Như vậy khó khăn tác động tới mọi doanh nghiệp, mọi ngành mọi nghề chứ không riêng một ngành nghề nào, chỉ khác nhau ở mức độ mà thôi.

Việc tiết kiệm kinh phí là tốt, tuy nhiên nếu cắt giảm một cách thái quá ngân sách cho marketing sẽ gây hậu quả xấu. Giống như việc cho dừng đồng hồ để tiết kiệm thời gian vậy, nếu như sự hiện diện của doanh nghiệp qua các chương trình marketing quá ít sẽ làm công chúng nghĩ rằng doanh nghiệp đó sắp không còn tồn tại. Như vậy, hiện diện trên các phương tiện truyền thông thông qua các chương trình marketing là điều kiện cần, song hành cùng hoạt động của doanh nghiệp.

Có nhiều cách làm để đảm bảo yêu cầu này, tuỳ thuộc vào mục đích chiến lược và chiến thuật của công ty, đặc điểm của sản phẩm, pha hiện tại trong chu kỳ sống của sản phẩm, khả năng nhận biết sản phẩm cũng như nhãn hiệu sản phẩm của công ty bởi các panel khách hàng, vị thế trong thị trường và tiềm năng tài chính của doanh nghiệp mà có thể áp dụng những biện pháp khác nhau.

Dưới đây là một số biện pháp mà các doanh nghiệp có thể xem xét áp dụng:

1. Tận dụng cơ hội để marketing với chi phí thấp:

Khó khăn chung dẫn tới các phương tiện truyền thông đại chúng cũng có ít khách hàng hơn, để cải thiện tình hình, họ thường tung ra nhiều chương trình khuyến mại hấp dẫn và đây chính là cơ hội để doanh nghiệp thực hiện các chương trình marketing cho sản phẩm và dịch vụ với một chi phí thấp. Hãy tham khảo qua danh sách các phương tiện truyền thông và lựa chọn cho mình một phương tiện phù hợp trong giai đoạn này tại địa chỉ: www.camnangquangcao.net. Có một số chương trình cụ thể có thể áp dụng ngay như:

• Sử dụng các chương trình thư tín trực tiếp số lượng lớn, gửi kèm đi các thông tin về các chương trình khuyến mại, các lợi ích khi khách hàng sử dụng dịch vụ, sản phẩm của công ty. Có thể sử dụng dịch vụ bưu phẩm lai ghép Data Post cho hoạt động này mà chi phí rất rẻ (hơn 1000 VNĐ một thư)
• Gây dựng đội ngũ cộng tác viên cho phòng marketing, giúp doanh nghiệp tận dụng được triệt để các cơ hội ngẫu nhiên mà không phải đầu tư trước kinh phí.
• Phát tán các ấn phẩm như tờ rơi, name card, brochure thông qua các chương trình liên kết với các đối tác khác để chia sẻ chi phí hoặc sử dụng nhân công giá rẻ như học sinh, sinh viên và đội ngũ lao động bán thời gian
• Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông vào các giờ thấp điểm hay các chương trình khuyến mại. Thậm chí có thể đề nghị bạn bè hay các thành viên trong gia đình dán lên xe ô tô của họ logo của công ty bạn hay nhãn hiệu sản phẩm
• Tích cực tham gia các sàn giao dịch thương mại điện tử để tăng khả năng xuất hiện của công ty trên các công cụ tìm kiếm.
• Tham gia các hiệp hội ngành nghề để có thêm thông tin về tình hình thị trường nắm bắt và dự đoán nhanh những thay đổi sắp tới, mở rộng các mối quan hệ và có thêm nhiều cơ hội bán hàng
• Tận dụng tất cả những gì được miễn phí để truyền tải thông điệp về công ty, sản phẩm và dịch vụ của bạn

2. Áp dụng tin học vào vận hành tác nghiệp:

Thông thường việc này đều được thực hiện ở các doanh nghiệp, nhưng cách thức chưa được chuẩn mực gây tốn kém nhiều chi phí, nhân viên bị mất tập trung khi làm việc. Việc áp dụng công nghệ thông tin một cách thực thụ cần đồng bộ trên ba bình diện:

Áp dung tin học trong các ứng dụng văn phòng:

• Sử dụng các hệ thống soạn thảo văn bản, bảng tính, trình chiếu, quản lý dự án… mã mở. Cách làm này không những đỡ tốn kém chi phí mua bộ Microsoft Office mà còn giúp giảm bớt sự thiếu tập trung trong công việc của đội ngũ nhân viên và nâng cao hiệu năng sử dụng thiết bị vì nền tảng Linux vốn chạy ổn định và rất ít virus máy tính, ít chương trình trò chơi hơn, lại ít quen thuộc hơn với hầu hết đội ngũ nhân viên văn phòng nên hạn chế được việc sử dụng máy tính vào việc riêng như chơi game, không phải ngừng trệ công việc vì virus…
• Trên nền mã nguồn mở có rất nhiều những ứng dụng đã hoàn thiện và có thể dùng rất tốt trong hoạt động của doanh nghiệp như: phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản trị điều hành tác nghiệp trực tuyến, quản trị bảo trì, bảo hành, quản trị nhân sự, bán hàng…Nếu áp dụng tốt những hệ thống này thì chi phí đầu tư cho hệ thống máy tính là rất ít, vì hầu hết những hệ thống này đều có thể vận hành trên mạng Internet, chỉ cần có thuê hosting server để cài đặt các ứng dụng và cấu hình máy tính làm việc tại văn phòng chỉ cần vừa phải, cài những ứng dụng chủ yếu cho văn phòng là đủ. Hơn nữa, theo mô hình này các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở xa nhau có thể trao đổi công việc trực tuyến, nên sẽ cắt giảm được các chi phí cho điện thoại, fax, và đặc biệt là đáp ứng được tính kịp thời trong các hoạt động tác nghiệp.

Áp dụng tin học vào các tác nghiệp marketing:

• Một cán bộ marketing có thể gặp bao nhiêu khách hàng một ngày? hiển nhiên là rất ít, trong khi đó, một website được thiết kế chuyên nghiệp có thể giới thiệu cho khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, các điều khoản thương mại, hợp đồng mẫu, báo giá…cho bất kỳ ai truy cập vào website thậm chí trong cùng một thời điểm. Trong bối cảnh khó khăn chung, nhiều doanh nghiệp đưa ra các chương trình khuyến mại rất hấp dẫn nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế website miễn phí , hãy tận dụng cơ hội này, đăng ký thiết kế ngay một website giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, bạn sẽ có một người bán hàng làm việc suốt 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần, suốt 365 ngày một năm, khắp năm châu bốn biển mà không hề đòi tăng lương hay xin nghỉ phép.
• Trong marketing, việc quản lý khách hàng được thực hiện theo vòng đời, bắt đầu từ việc thu thập các đối tượng, hoàn thiện các thông tin về đối tượng, phân loại đối tượng theo các tiêu chí của doanh nghiệp, tiến hành tác động và chuyển hoá đối tượng thành khách hàng tiềm năng, trở thành khách hàng mua hàng, khách hàng trung thành, thành cộng tác viên, rồi người tư vấn bán hàng và đại lý trong hệ thống của doanh nghiệp. Công việc này đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý khách hàng chuyên nghiệp và kinh phí cho hệ thống này cũng không phải là nhỏ, tuy nhiên nếu bạn muốn sử dụng những công cụ này miễn phí thì vẫn có cách, hãy ghé thăm địa chỉ www.mrcrm.net để biết thêm chi tiết

Áp dụng tin học vào quảng bá hình ảnh và tên tuổi doanh nghiệp:

• Việc quảng cáo về Công ty, sản phẩm và các dịch vụ trên các loại báo, ấn phẩm, Radio, hay Tivi, đòi hỏi một ngân sách quảng cáo dồi dào. Chúng ta phải trả tiền quảng cáo cho số chữ, diện tích, vị trí, thời gian hay thời lượng… Trên Internet không có giới hạn này, Bạn có thể đặt bao nhiêu nội dung, tranh ảnh hay còn hơn thế nữa. Với một Website bạn có thể quảng cáo không giới hạn với một chi phí cực thấp, với những website cơ bản, chi phí này chỉ vào khoảng trên dưới 100 000 đồng/tháng.
• Với website này bạn có thể thực hiện việc trao đổi đường link với các doanh nghiệp bạn thực hiện các chương trình tin thư, đăng banner hay logo tại các site thương mại điện tử… để gia tăng lượng khách hàng truy cập vào website của mình. Bằng cách này bạn có thể sẽ có thê hàng ngàn khách hàng mới trong thời gian ngắn.

3. Chuẩn hoá nhân sự để tối ưu hoá chi phí

Khi doanh nghiệp của bạn chỉ có khoảng 10 người, phạm vi phục vụ chỉ giới hạn ở thị trường một khu vực nhất định nào đó, giống như bạn đang đánh bắt cá gần bờ với con thuyền nhỏ. Khi quy mô của bạn tăng lên đến 20 người, 30 người hay hơn nữa, phạm vi phục vụ của bạn rộng hơn lúc đó bạn đã chuyển sang đánh bắt xa bờ và con thuyền nhỏ không còn phù hợp nữa. Nếu bạn không thay đổi thì con thuyền của bạn sẽ chìm hay vỡ tan. Con thuyền hay con tàu?, đó chính là các định chế cho môi trường làm việc nội tại của bạn, hãy xem lại các định chế và hoàn thiện chúng để có thể thích nghi với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Thực tế cho thấy hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên luôn đạt rất thấp và bạn có thể so sánh giữa mức lương bạn đang chi trả hôm nay với 3 năm trước đã khác nhau như thế nào? Trong khi hiệu quả có khi còn thua xa ba năm trước. Đợt mưa ngập vừa qua tại Hà Nội là một ví dụ điển hình về hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Mưa ngập, nhiều công ty chỉ có một mình giám đốc đi làm, làm đủ mọi việc, giao dịch với khách hàng, báo giá, hợp đồng…mà việc vẫn trôi chảy, còn ngày thường với đầy đủ ban bệ, công việc cũng vẫn chỉ có vậy. Như vậy việc chuẩn hóa đội ngũ nhân sự tập cần trung vào việc quyết liệt tinh gọn bộ máy và chuyên môn hoá ở mức cao với các vị trí tác nghiệp mang tính thừa hành (có thể sử dụng lao động giản đơn, thời vụ, hoặc nhân sự thuê ngoài), đồng thời đào tạo đa năng cho các cán bộ quản lý cấp thấp để tránh gián đoạn công việc khi có sự thuyên chuyển, nhảy việc và nâng cao chất lượng giám sát lẫn tác nghiệp khi cần của đội ngũ quản lý. Làm được như vậy năng lực phục vụ khách hàng sẽ được cải thiện, cùng một khoảng thời gian, số lượng khách hàng được phục vụ nhiều hơn chi phí cận biên giảm và lợi nhuận tăng…

4. Sử dụng nguyên vật liệu trong nước thay thế nhập khẩu để giảm chi phí đầu vào:

Đây là phương án hữu hiệu giúp doanh nghiệp giảm được gánh nặng của lãi xuất và trượt giá của ngoại tệ khi nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài. Thực tế có rất nhiều nhà cung cấp trong nước có thể đáp ứng được yêu cầu, đang dư thừa sản phẩm cần bán với hàng loạt các điều kiện ưu đãi để giải quyết tình trạng tồn kho nhằm giảm áp lực chi phí kho bãi, nhân công, lãi vay…Hãy sử dụng nguồn vật tư dồi dào với nhiều ưu đãi này để thay thế cho nguồn hàng nhập khẩu.

Hãy để “xe đạp” của bạn luôn chạy

Có học giả đã ví “Kinh doanh giống như đi xe đạp, nếu bạn dừng lại nó sẽ đổ”, thật vậy, trong giai đoạn khó khăn, nhiều doanh nghiệp đã cắt giảm hẳn ngân sách cho Marketing và cho rằng khách hàng của mình khó khăn, nên dự án bị trì hoãn, việc đầu tư cho marketing cũng không đem lại kết quả gì. Thực là sai lầm, dừng lại có nghĩa là chết, nếu bạn không muốn thế, trong khi những người khác dừng chạy hay còn đang chần chừ, bạn hãy tận dụng lấy cơ hội này, chạy nhanh đến với khách hàng tìm hiểu những khó khăn, vướng mắc của họ, đưa ra những chào mời hấp dẫn hơn, phù hợp với khách hàng trong giai đoạn này giúp họ giải toả được những khúc mắc và giành lấy những đơn hàng. Hãy xem khó khăn là cơ hội, hãy tiếp tục chạy, đừng để “xe đạp” của mình bị đổ.

Christ Huỳnh

- Bài đã được trích đăng trên Thời báo Kinh tế Việt Nam số ra ngày 24/11/2008 -