Người đại diện cho công ty là người thể hiện hình ảnh công ty và có ảnh hưởng trực tiếp tới các giao dịch của công ty. Mặc dù trong những năm gần đây truyền thông điện tử đã có bước phát triển lớn, người giao dịch vẫn là nhân tố quan trọng quyết định việc đạt được các thỏa thuận.

1. Thực hiện các cuộc tiếp xúc, giao dịch trực tiếp

Trong kinh doanh, việc tiếp xúc trực tiếp đôi khi là điều không thể thiếu vì hiếm có hình thức giao dịch nào tốt hơn là giao dịch trực tiếp. Đặc biệt trong trường hợp công ty không có sản phẩm độc đáo và đang đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh, người mua sẽ đưa ra quyết định của họ dựa trên các mối quan hệ cá nhân.

Khi đến gặp khách hàng tiềm năng, các cá nhân cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, trang bị những kiến thức về công ty, các sản phẩm/dịch vụ của công ty... Một hình ảnh chuyên nghiệp được tạo ra khi người đại diện có thể đáp ứng mọi nhu cầu của đối tác bằng việc sử dụng những lý lẽ xác đáng, cung cấp những chứng cứ thuyết phục, đưa ra được những giải pháp đối với những vấn đề còn tồn tại. Sự nhạy cảm, tự tin, kiến thức về sản phẩm và thị trường, sự đúng hẹn và độ tin cậy của người đại diện đều góp phần tạo nên ấn tượng tốt và cả hình ảnh tốt đẹp về công ty.

Là người đại điện của công ty, để tạo hình ảnh thật chuyên nghiệp đối với những khách hàng tiềm năng, bạn phải sẵn sàng cung cấp cho khách hàng :

• Các tài liệu in ấn (name card, catalogue, brochure...)
• Quy cách sản phẩm
• Năng lực sản xuất và xuất khẩu (nếu có)
• Hàng mẫu (nếu có)
• Các số liệu về kích cỡ, trọng lượng
• Bao gói
• Số lượng Container (nếu là công ty bạn hoạt động xuất khẩu)
• Giá FOB và giá CIF (nếu là công ty bạn hoạt động xuất khẩu)
• Thuế và phí
• Lịch giao hàng, đại lý, chi phí vận tải
• Các điều kiện dành cho đại lý/nhà nhập khẩu

Nếu có đầy đủ những thông tin trên, bạn sẽ dễ dàng trao đổi về sản phẩm phù hợp hay ước tính được giá cả ngay tại chỗ. Mục đích của tất cả những sự chuẩn bị trên là để cho đối tác thấy rằng bạn là một đối tác kinh doanh nghiêm túc, được chuẩn bị tốt và có cơ sở để đặt quan hệ làm ăn.

Yêu cầu với việc tiếp xúc: Để nâng cao hình ảnh công ty, người đại diện công ty cần:

• Sử dụng trang phục phù hợp: Trang phục cũng ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh của bạn. Vì vậy, hãy thật cẩn thận trong việc lựa chọn trang phục. Nói chung, nên ăn mặc phù hợp trong từng hoàn cảnh củ thể. Mặt khác, nên mặc những gì để cảm thấy thoải mái, tự tin và phù hợp với lĩnh vực hoạt động. Dưới đây là một số gợi ý về trang phục
  • Trang phục dành cho nam giới: Tránh mặc những trang phục sặc sỡ, tốt nhất là mặc quần áo có mầu trung tính như xanh sẫm, mầu ghi, màu nâu. Kiểu kết hợp an toàn nhất là mặc áo sơ mi xanh nước biển với cà vạt kiểu cổ điển.
  • Trang phục dành cho nữ giới: Tránh mặc những trang phục quá thông thường, không trang trọng. Nên sử dụng trang phục màu tối trung tính, trang phục một màu, hoặc một áo mặc bên trong đi kèm với áo khoác luôn dễ được chấp nhận. Nên nhớ không được đeo trang sức lòe loẹt hay những thứ gì quá “lấp lánh”.
• Tạo sự hiện diện tốt
• Thể hiện sự đồng cảm
• Sử dụng lời mở đầu hiệu quả
• Giữ ánh mắt thân thiện
• Bày tỏ sự nhiệt tình
• Chân thành
• Nhấn mạnh bằng những cử chỉ hỗ trợ thích hợp
• Không nên lộ sự căng thẳng
• Điều chỉnh giọng nói sao cho thích hợp
• Kết thúc cuộc nói chuyện một cách thuyết phục

Quá trình tiếp xúc

Giới thiệu gắn gọn không quá 5 phút: bạn là ai, làm gì, mục đích của bạn là gì và tại sao bạn đến thăm. Giới thiệu thật đơn giản để khách hàng có thể ghi lại. Sau đó, gợi ý để khách hàng nói về công ty của họ và những nhu cầu của họ. Hãy đặt những câu hỏi trong các thời điểm thích hợp, cho khách hàng thấy là họ đang được lắng nghe một cách chăm chú và nhớ ghi chép lại những phần quan trọng. Khi đã phân tích được thông tin của người mua bạn có thể nghĩ tới một phương thức hợp tác hai bên cùng có lợi. Tiếp đó, hãy cho khách hàng biết thêm chi tiết về bản thân, về công ty về các sản phẩm, dịch vụ mà công ty có và đưa ra những lý lẽ thuyết phục tại sao bạn, công ty của bạn là một đối tác kinh doanh phù hợp với họ.

Vì vậy bạn cần phải lắm vững kiến thức về sản phẩm, các chi tiết kỹ thuật, giá cả sản phẩm, những nghiệp vụ marketing có liên quan như: kế hoạch, các thủ tục, tiêu chuẩn, vấn đề hậu cần và các điều khoản hợp đồng. Một hình ảnh tích cực, chuyên nghiệp tạo dựng được theo các này có thể thuyết phục mạnh mẽ hơn so với việc giảm giá và lòng tin mới là điều quan trọng để tạo nên mối quan hệ kinh doanh lâu dài.

Những trường hợp cần tiếp xúc trực tiếp

Dành cho khách hàng hiện tại hoặc khách hàng thực sự có tiềm năng, đồng thời cũng áp dụng trong các hoạt động nghiên cứu thị trường, các hoạt động triển khai tiếp theo có liên quan và tại những thị trường có số lượng người mua hạn chế.

Những mặt thuận lợi và bất thuận lợi khi tiếp xúc trực tiếp

Thuận lợi	Bất lợi
Xây dựng được mối liên hệ cá nhân Có câu trả lời ngay Đàm phán tại chỗ Đánh giá ngay được đối tác	Tốn thời gian Chi phí cao cho mỗi lần gặp mặt Đối mặt với sự miễn cưỡng nghe của khách hàng

2. Tham gia hội chợ triển lãm

Hội chợ và triển lãm là những các tiếp cận hiệu quả nhất với thị trường, đặc biệt là xuất khẩu. Tham gia hội chợ có nghĩa là hoàn toàn hướng tới thị trường và người mua. Do vậy, nên dành sự ưu tiên cao nhất có thể giới thiệu về công ty tại hội chợ.

Việc trình bày giới thiệu tại hội chợ không chỉ phản ánh về sản phẩm hay dịch vụ của công ty mà còn về chính bản thân người giới thiệu, về công ty và thậm chí cả về quốc gia. Như vậy, tại hội chợ, bạn dễ bộc lộ tất cả, không chỉ năng lực mà cả những mặt yếu kém của bản thân. Vì thể việc tham dự hội chợ là con dao hai lưỡi, vừa là cách công ty tạo dựng hình ảnh đẹp nhưng cũng là nơi khiến công ty dễ dàng mất đi hình ảnh của mình.

Thái độ và cách cư xử tại hội chợ

Đối với các công ty nhỏ, việc có được các gian trưng bày đẹp mắt ở hội chợ là rất khó. Tuy nhiên, điều này lại không phải là tất cả những gì mà các khách hàng tiềm năng cần. Cái họ cần là gặp được đội ngũ nhân viên có năng lực đó là những người đại diện cho công ty có thể nắm rõ các chi tiết về sản phẩm cũng như giá cả, những nghiệp vụ marketing có liên quan như: thông tin về sản phẩm, các tiêu chuẩn, giá cả, mua hàng, các thủ tục, vấn đề hậu mãi, các điều khoản hợp đồng.

Vì vậy, thái độ và cách cư xử của người đại diện tại hội chợ triển lãm rất quan trọng. Họ phải thể hiện cho khách hàng thấy thái độ tích cực, trực tiếp đối thoại với khách hàng và nên mở đầu với nụ cười cùng những lời chào hỏi thân thiện. Hãy tạo ấn tượng tươi trẻ và năng động, cho khách hàng thấy được họ đang được quan tâm.

Nên hạn chế việc ăn uống và tránh hút thuốc tại gian trưng bày. Giữ cho gian hàng sạch sẽ, gọn gàng và dĩ nhiên là không nên ngủ gật tại gian hàng. Hãy tạo hình ảnh đáng tin cậy cho khách hàng.

Đánh giá khách tham quan

Hãy hỏi khách xem họ quan tâm tới vấn đề gì, tìm hiểu về công ty của họ cũng như vị trí, chức năng của họ trong công ty. Điều đó sẽ giúp xác định có nên thảo luận tiếp không và theo hướng nào.

Những lưu ý:

• Hiểu rõ về sản phẩm của công ty: Cần hiểu rõ về qui trình sản xuất và những sản phẩm thay thế nếu có. Hãy nhấn mạnh vào các mặt ưu việt so với sản phẩm cạnh tranh và lợi ích dành cho người mua. Sự quan tâm của người phụ trách mua sắm khác với người phụ trách kỹ thuật.
• Hãy trung thực và thực tế, đừng bao giờ trả lời gian dối, hứa hẹn những gì mà công ty không cung cấp được.
• Nếu đã hứa với khách hàng tại hội chợ, cần phải giữ đúng lời hứa. Sự im lặng sẽ giết chết các mối quan hệ làm ăn. Nên nhớ, nếu không tiếp tục duy trì mối quan hệ sẽ gây ảnh hưởng rất xấu tới hình ảnh của công ty và cả hình ảnh đất nước của bạn.
• Nói chậm và rõ ràng
• Có thể sử dụng tiếng Anh khi tham dự các hội chợ quốc tế tại Châu Âu. Tuy nhiên, đôi khi trọng âm khác biệt cũng gây ra một vài khó khăn trong giao tiếp.
• Đeo biển tên
• Điều này giúp cho khách nhận ra bạn là người trông gian hàng.
• Luôn tỉnh táo
• Trông coi gian hàng thường là một công việc rất mệt mỏi¸nhất là khi bạn vừa trải qua một chuyến đi dài. Tốt nhất hãy ngủ cho đủ giấc và tránh các cuộc tiệc tùng thâu đêm trước và trong thời gian hội chợ.
• Ghi chép ngay tại chỗ
• Hãy sử dụng phiếu giao dịch với khách hàng như là một nguồn thông tin quan trọng. Phiếu giao dịch được dùng làm cơ sở cho các cuộc thảo luận và tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho khách hàng. Có thể trao lại cho khách hàng bản copy của phiếu này để xác định được nội dung những gì đã được thảo luận.
• Duy trì các mối quan hệ

Những mặt thuận lợi và bất lợi khi tham gia hội chợ thương mại

Thuận lợi	Bất lợi
Là nơi tập trung người mua Có được sự chú ý của người xem Thu được những hiệu quả không ngờ Thể hiện được tất cả những gì công ty có	Bị cạnh tranh mạnh Quá nhiều thông tin Phải lên kế hoạch chuẩn bị từ trước Phải đầu tư nhiều