1. Thư điện tử

Ngày này, trao đổi bằng thư điện tử trong lĩnh vực thương mại đã quá phổ biến vì vừa nhanh, rẻ. Thư điện tử thể hiện bản sắc của công ty và vì thế ảnh hưởng đến hình ảnh công ty.

Hầu hết những người có hộp thư điện tử đều nhận được hàng tá thư điện tử mỗi ngày. Chính vì vậy, điều cốt yếu ở đây là làm sao cho thư điện tử của công ty thật bắt mắt, để thu hút được sự chú ý như mong muốn. Trước hết, phải qua được “cửa chính”, hãy viết thật ngắn gọn, và súc tích ngay phần mở đầu của bức thư. Đừng quá cường điệu, lan man vì điều này sẽ gây khó chịu cho người đọc, ngoài vấn đề phải bắt mắt và ngắn gọn, phần mở đầu của bức thư điện tử phải thật ăn nhập với các phần tiếp theo.

Hãy bắt đầu bằng một lời chào hỏi hoặc cảm ơn, ngay sau đó, hãy viết nội dung chính của bức thư trong một hoặc hai câu ngắn gọn và kết thúc bằng việc nhấn mạnh những gì được mong đợi từ người đọc. Trong những phần tiếp theo, nên đưa ra các thông tin và lý lẽ phân tích các lợi ích quy tụ cho người đọc. Phần cuối một lần nữa nên viết lại mục đích chính của bức thư và lại kết thúc bằng câu chào. Cần chỉ ra thật rõ ràng ai là người viết thư điện tử đó. Vì thế ở phần cuối của thư nên ghi rõ người viết, tên công ty, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, số fax. Chỉ trong trường hợp đã giao dịch với đối tác lâu năm, hoặc thường xuyên thì những thông tin trên mới được loại bỏ phần nào. Trong các trường hợp khác thì tốt nhất nên ghi địa chỉ liên hệ trên mỗi thư điện tử. Chữ ký điện tử cũng là phần quan trọng tạo nên ấn tượng tin cậy cho người nhận.

Khi trả lời thư điện tử, hãy để nguyên phần chủ đề của bức thư. Điều này giúp cho người nhận thư trả lời biết được bức thư nói về cái gì. Hãy viết phần trả lời phía trên bức thư điện tử nhận được.

Hầu hết các chương trình thư điện tử đều có phần yêu cầu “thông báo nhận thư” (notification of receipt). Không nên nghĩ rằng thông báo đó luôn luôn chính xác dù có đặt yêu cầu đó hay không. Tương tự, dù có sử dụng dấu hiệu “ưu tiên” thì cũng không nên mong đợi nhận được thư trả lời nhanh chóng. Mỗi thư điện tử chỉ nên đề cập một vấn đề. Điều này giúp người nhận mở và xắp xếp thư một cách riêng rẽ và dễ dàng. Cuối cùng hãy kiểm tra lại các lỗi chính tả và ngữ pháp.

Những gợi ý để viết thư điện tử :

• Đi thẳng vào vấn đề
• Kiểm tra các lỗi chính tả
• Ghi địa chỉ công ty
• Viết phần trả lời lên phía trên thư của người gửi
• Hạn chế yêu cầu thông báo nhận thư và sử dụng dấu hiệu ”ưu tiên trả lời”
• Mỗi thư chỉ nên đề cập một chủ đề
• Hãy luôn ghi nhớ: thư điện tử cũng thể hiện bản sắc của công ty
• Gửi thư điện tử trực tiếp tới người nhận

Các tiêu chí chỉ áp dụng cho các bức thư thường cũng được áp dụng khi thực hiện một chiến dịch gửi thư điện tử trực tiếp. Vấn đề ở đây là: liệu thư được mở ra xem hay không? Bởi vì hiện nay, việc gửi thư điện tử nhanh và rẻ nên hàng ngày lượng thư khổng lồ được gửi vào các hộp thư điện tử và gây ra không ít nỗi bực mình cho người nhận. Nên nhớ rằng: các thương gia, khi kiểm tra thư, họ cố gắng đi lướt qua chúng thật nhanh, xóa đi rất nhiều bức thư chỉ sau khi đọc phần chủ đề hoặc dòng đầu tiên của bức thư. Hàng ngày họ đều gắng sức để kiểm tra tất cả các bức thư và điều này thực sự gây ra nhiều mệt mỏi. Thêm vào đó là nỗi lo virus tấn công khi mở thư điện tử. Đó cũng là lý do chính làm cho thư điện tử, đặc biệt là thư có file đính kèm có thể là không nhận được thư trả lời như mong đợi. Trong nhiều trường hợp, các bức thư thậm chí còn chưa được mở ra xem mà đã bị xóa ngay ở hộp thư.

Vì thế, cũng không nên quá đề cao hiệu quả của chiến dịch thư điện tử trực tiếp. Nêu thực sự quan tâm và quyết định làm ăn thì nên trao đổi qua fax, thư thường và điện thoại.

2. Đĩa CD-ROM (E-brochure, E-Catalogue)

Ngày nay, để bổ sung hoặc thay thế cho các sách hướng dẫn hoặc Catalogue sản phẩm, việc giới thiệu được thực hiện trên đĩa CD-Rom. CD-Rom được thiết kế một cách chuyên nghiệp và sử dụng dễ dàng sẽ là một cách thức để nâng cao hình ảnh của công ty và sản phẩm. Nhưng hãy nhớ, một bất lợi của CD-Rom là người nhận không thể mở ra xem ngay.

Trong khi sách hướng dẫn và Catalogue sản phẩm có thể còn được đọc lướt qua trong vài phút để gây ấn tượng về công ty, một CD-Rom trước tiên phải được cho vào ổ CD của máy tính. Hãy tưởng tượng xem, một thương nhân nhận được CD-Rom giới thiệu về công ty của bạn nhuwnh hàng ngày đến công ty họ phải đối mặt với một đống thư ở trên bàn và hàng loạt thư điện tử mới ở công ty họ. Cái gì sẽ được ưu tiên trước? và cơ hội cho những chiếc CD-Rom là nằm im một góc trong ngăn kéo bàn. Tuy nhiên, CD-Rom lại là một phương tiện giới thiệu về công ty rất hiệu quả tại các hội chợ triển lãm.

3. Trang Web

Internet đã trở thành phương tiện hỗ trợ có hiệu quả các chiến dịch quảng cáo và xây dựng hình ảnh công ty. Internet giúp cho công ty có trang web được nhìn nhận như là tổ chức hiện đại, chuyên nghiệp. Hồ sơ công ty, tờ gấp giới thiệu về công ty, Catalogue giới thiệu sản phẩm được số hóa và đưa nên trang web. Bằng việc quảng cáo trên website, công ty có thể tiết kiệm được chi phí in ấn, trong khi vẫn thường xuyên cập nhật được thông tin lên website kịp thời. Nói một cách khác, đó là sự lụa chọn kinh tế và linh hoạt.

Thiết kế website đúng cách

• Thiết kế trang web sao cho phù hợp với hình ảnh mong đợi của công ty.
• Xây dựng trang web mang tính chuyên nghiệp, hấp dẫn và có thể truy cập nhanh.
• Cung cấp các thông tin quan trọng nhất một cách rõ ràng và súc tích (bao gồm những gì mà khách hàng tiềm năng muốn biết, những giá trị gia tăng, năng lực của công ty…).
• Sử dụng câu chữ gắn gọn và cô đọng (người xem trang web không muốn đọc đoạn văn quá dài).
• Thiết kế phần lựa chọn tải thông tin đối với mục thông tin chung, cơ sở dữ liệu và nội dung ấn phẩm.
• Phát triển hệ thống tra cứu thông tin một cách khoa học và dễ hiểu.
• Đăng ký trang web tại tất cả các trang tìm kiếm thông tin phổ biến trên mạng.
• Đảm bảo khả năng kết nối dễ dàng trang web của công ty với các trang web liên quan khác.
• Thường xuyên kiểm tra đường kết nối.
• Thường xuyên cập nhật và đổi mới trang web để chuyển tải những thông tin mới nhất và khuyến khích việc truy cập lại của người xem.
• Nên có trang “thông tin mới”.
• Quảng cáo trang web của công ty trên mọi phương tiện quảng cáo.
• Theo dõi và phân loại người truy cập trang web bằng dịch vụ gửi e-mail cập nhật.
• Đề nghị người truy cập gửi thư phản hồi.
• Cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tuyến.

Quảng bá website

Khi đã có trang web, không nên vội thỏa mãn. Trang web sẽ không đạt hiệu quả trừ phi công ty năng động trong việc thu hút các khách hàng tiềm năng truy cập trang web đó.

Bằng cách sử dụng các đường link, các banner, logo quảng cáo đặt trên các trang web khác, người xem có thể bị thu hút và được chỉ dẫn tới trang web của công ty bạn. Điều quan trọng là phải đặt những banner, logo quảng cáo và đường link tại các trang web chiến lược, tức là những trang mà khách hàng mục tiêu thường hay truy cập. Những trang web chiến lược có thể là ở trang của các nhà tổ chức hội chợ, những sàn giao dịch thương mại điện tử, các báo điện tử, các diễn đàn, hay những trang cung cấp thông tin thuộc lĩnh vực hoạt động của công ty.

So với việc quảng cáo trên các tạp chí thương mại thì quảng cáo trên các trang web chiến lược nhìn chung là rẻ hơn rất nhiều. Tuy nhiên, chi phí quảng cáo trên các trang web phụ thuộc vào lượt người truy cập từng ngày. Nên nhớ rằng, cũng giống như gửi thư trực tiếp, tỉ lệ phản hồi đối với hình thức quảng cáo này có thể không quá 1%. Nhưng bạn thử hình dung xem, với hơn 934 triệu người dùng internet, và bạn thu hút được 1% thì kết quả đã rất ấn tượng rồi.