Các ấn phẩm là những công cụ chính được sử dụng để thể hiện bản sắc của công ty. Chuyên mục này giới thiệu các hướng dẫn thiết kế chi tiết đối với các ấn phẩm được sử dụng rộng rãi như: tiêu đề thư, phong bì, danh thiếp, logo, brochure về công ty, tờ rơi giới thiệu sản phẩm, catalogue sản phẩm…

Thể hiện hình ảnh công ty bằng ấn phẩm không mô tả tất cả các công cụ sẵn có, một số công cụ cũng góp phần tạo nên hình ảnh công ty nhưng không được đề cập ở đây như: Video giới thiệu về công ty, hàng khuyến mại, quà tặng, quà biếu…

Các công cụ truyền thông cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phát hành bởi chúng là những công cụ mang hình ảnh của công ty, góp phần tác động tới cảm nhận của người đọc về hình ảnh của công ty.

Tiêu đề thư và danh thiếp

Mỗi người có một mong muốn khác nhau khi lựa chọn cách thiết kế và trình bầy tiêu đề thư, phong bì và danh thiếp. Dưới đây là một số chi tiết hữu ích nhằm tạo ấn tượng có tính chuyên nghiệp đối với những người nhận thư, đặc biệt trong trường hợp giao tiếp kinh doanh (B2B) với các đối tác:

Giấy viết thư:

• Cỡ giấy: A4( 21 x 29,7cm)
• Định lượng giấy: tối thiểu là 80gms có độ trắng cao hoặc có mầu nhạt
• Logo in mờ làm nền cho phần văn bản có thể tạo nên ấn tượng sáng tạo nhưng nếu lạm dụng sẽ không có lợi
• Luôn đặt logo hoặc tên công ty ở một vị trí nhất định
• Góc phải trang giấy là một vị trí nên sử dụng vì đó là phần thu hút sự chú ý đầu tiên của người đọc khi bức thư nằm trong một đống giấy tờ hoặc trong cặp hồ sơ tài liệu
• In tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người gửi ở phần trên bức thư, dưới logo hoặc tên công ty sẽ giúp cho việc sử dụng khoảng trống còn lại của trang giấy một cách linh hoạt hơn
• Logo hoặc tên công ty bên tay trái sẽ quy định lề trái cho phần văn bản, giảm thiểu khả năng bị lệch lề
• Dành các khoảng trống tiêu chuẩn cho các lề trái, phải, trên, dưới, giữa địa chỉ, ngày tháng và lời mở đầu thư
• Tờ giấy tiếp theo của bức thư nên lặp lại một số chi tiết như ngày tháng, số tham chiếu và chủ đề bức thư ở góc trên bên trái
• Kiểu in của bức thư ảnh hưởng đến ấn tượng của thư với người đọc như sự thân thiện, rành mạch và độ tin cậy
• Hãy chọn kiểu in phù hợp và có tính hỗ trợ cho hình ảnh mong muốn
• Hạn chế sử dụng các kiểu in và kích cỡ đa dạng trong một bức thư
• Kiểu in mầu nhạt sẽ khó đọc, đặc biệt là với thư được gửi qua fax
• Bắt đầu là thư bằng tên của người nhận, ngày tháng và lời mở đầu ở bên trái bức thư. Việc chuyển định dạng giữa lề trái và lề phải chỉ tạo nên sự lộn xộn
• Căn lề trái ở mức tối thiểu là 2cm. Lề phải có thể thay đổi

Phong bì:

• Nên dùng phong bì mầu trắng, hoặc phong bì cùng mầu với giấy viết thư
• Sử dụng phong bì có ô kính trong để tạo ấn tượng gọn gàng và tiện lợi hơn do chỉ cần in địa chỉ một lần (trên chính bức thư)
• Nên đặt cửa sổ phía bên trái bề mặt phong bì tại đúng nơi ghi chi tiết địa chỉ trong bức thư
• Tên và địa chỉ người gửi nên đặt tại vị trí phía trên cửa sổ
• Phong bì tiêu chuẩn hoặc khổ A5 sẽ thuận tiện hơn cho việc gấp bức thư khổ giấy A4

Danh thiếp:

• Logo, kiểu in, mầu sắc của danh thiếp phải phù hợp với tiêu đề thư in sẵn
• Tất cả chi tiết chính nên được in ở mặt trước danh thiếp. Những thông tin bổ sung có thể được in ở mặt sau
• Kích cỡ của danh thiếp không nên rộng 9 x 5,5cm và có thể cùng cỡ với thẻ tín dụng là 8,6 x 5,4cm
• Mẫu danh thiếu có định dạng khác nhau như danh thiếp gập đôi hay in dọc thường bắt mắt hơn nhưng không tiện lợi khi lưu trong hồ sơ tham khảo
• Nên chú ý: danh thiếp cán mờ hay cán bóng không thể sử dụng để viết ghi chú trên bề mặt
• Danh thiếp bóng hoặc tráng mầu vàng hoặc bạc sẽ khó sao chụp hoặc gửi fax

Brochure giới thiệu về công ty

Brochure có dạng như một quấn sách được gấp theo một kích cỡ nhất định, thường bao gồm khoảng 4 đến 24 trang, được cố định bằng ghim hoặc các vật liệu khác. Brochure là công cụ không thể thiếu trong bộ tài liệu quảng cáo về công ty, phản ánh rõ bản sắc của công ty, thông qua việc thể hiện sự sắp xếp tổ chức công ty, chiến lược, tình hình kinh doanh, trình độ nhân viên, sản phẩm, dịch vụ và quá trình phát triển của công ty. Brochure là một công cụ cung cấp các thông tin chi tiết về công ty một cách sinh động và có thể được phân phát mọi nơi, mọi lúc như phát trao tay hoặc gửi kèm theo thư. Brochure cũng có thể được sử dụng bởi bên thứ ba, ví dụ như nhà phân phối của công ty.

Để có được một Brochure tốt về công ty là điều không phải dễ. Tính sáng tạo là yếu tố bắt buộc để có thể tạo ra một Brochure có sức hấp dẫn và lôi cuốn, khuyến kích người đọc đáp ứng lại các chào mời của công ty. Kh thiết kế, cần ưu tiên cho bố cục nội dung, mỹ thuật và các minh họa. Để đạt được các yêu cầu này, cần phác thảo trước các tiêu chí định hướng cho công việc của các bên tham gia làm Brochure như người soạn thảo nội dung, người thiết kế mỹ thuật, nhà in.

Điều quan trọng ngay từ đầu là phải có ý tưởng rõ ràng về mục tiêu quảng bá của brochure. Đó có thể là để giới thiệu về công ty như một đối tác có uy tín, được tổ chức bài bản, có cam kết đối với cộng đồng về sản phẩm và dịch vụ, hay để tạo ra sự nhận biết mang tính khác biệt với người ra quyết định của khách hàng tiềm năng, hoặc để duy trì mối quan hệ hiện có để dành đơn đặt hàng để có được sự hồi âm hoặc để tạo dựng hình ảnh tích cực về công ty. Thông tin cần cung cấp cho người làm Brochure

• Hình ảnh công ty muốn đạt tới
• Chiến lược và tổ chức
• Mục tiêu quảng bá
• Đăc tính của sản phẩm và dịch vụ
• Nhóm người đọc mục tiêu và ngôn ngữ sử dụng
• Lựa chọn phương tiện phát hành

Những hạn chế cố hữu:

Một mặt phải cân nhắc sự phù hợp của Brochure với hình thái của công ty và mặt khác, trong thực tế các độc giả thường dành ít thời gian để đọc brochure. Hầu như các Brochure sẽ phải cập nhật sau một đến hai năm do sự thay đổi chính sách công ty, thay đổi sản phẩm, quá trình sản xuất, hay có khi là cả lĩnh vực hoạt động của công ty. Để có được brochure hoàn chỉnh sẽ tốn một khoảng thời gian và chi phí để phát triển ý tưởng, mỹ thuật, bản quyền, in ấn và phát hành.

Một hạn chế nữa là vấn đề kinh phí, đôi khi phát hành brochure là một việc làm khá tốn kém trong khi không doanh nghiệp nào cho phép phát hành một brochure chất lượng kém. Nếu kinh phí hạn hẹp, tốt nhất là không nên phát hành brochure mà nên chuyển sang phát hành tài liệu quảng bá khác có chi phí thấp hơn. Việc chọn lựa phương thức phát hành cũng góp phần làm giảm chi phí. Vi dụ, trong hội chợ, một công ty có thể quyết định phát trao tời rơi quảng cáo có chi phí rẻ và giữ brochure giới thiệu công ty cho các cuộc tiếp xúc khác.

Thiết kế Brochure

Hình thức

• Như đã nói ở trên, không có quy định cụ thể nào về kích cỡ của Brochure. Tuy nhiên, hệ thống văn thư hành chính thường dựa trên cùng một tiêu chuẩn là khổ A4 (21 x 29,7cm). Kích cỡ của ấn phẩm không tuân theo tiêu chuẩn này có thể gây khó khăn trong việc lưu trũ, phân loại và tiềm kiếm. Do đó, mẫu thông dụng và được chấp nhận phổ biến nhất là khổ A3 gập đôi (2xA4), gồm 4 trang thông tin.
• Nếu có lý do đặc biệt, có thể chọn khổ tiêu chuẩn A5 hoặc các loại khổ giấy khác. Tuy nhiên , cỡ giấy nhỏ hơn A4 có thể làm người đọc đặt câu hỏi như: “phải chăng công ty đó không đủ thông tin hay tài chính để in trên khổ giấy lớn hơn?”. Do vậy trừ khi chọn được một chất liệu, kiểu in, thiết kế khác có chất lượng tốt và tạo ra hình ảnh tích cực cho công ty, nên sử dụng khổ giấy A3 được gập đôi thành A4.
  Chất liệu và kiểu in
• Nếu muốn thể hiện là một đối tác hàng đầu trong lĩnh vực chi phí không nên sử dụng giấy cán bóng. Tuy nhiên, nếu thông điệp là “chất lượng” thì chất liệu và kiểu in cũng phải thể hiện được điều đó. Hình thức cán bóng có thể phù hợp nhưng không thật sự cần thiết.
• Định lượng giấy ít nhất cũng là 150gr/m2; các trang bìa có thể dày hơn các trang nội dung bên trong.

Màu sắc

• Nên sử dụng màu sắc nhất quán với mầu sắc đặc trưng của công ty, logo, hoặc màu của sản phẩm. Trong mọi trường hợp, cần hạn chế số lượng màu sử dụng và không nên dùng màu khác nhau giữa đề mục và nội dung.
• Nếu là Brochure giới thiệu công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp thì không nên sử dụng màu sáng vì điều này có thể tạo ấn tượng không chuyên nghiệp về công ty. Nên lưu ý khi sử dụng màu sắc đặc trưng của công ty và màu phụ trợ sẽ tạo sự liên tưởng. Màu xanh lá cây liên tưởng liên tương đến thiên nhiên, sức khỏe và tạo hình ảnh thân thiện với môi trường. Màu vàng và màu cam cho cảm giác ấm áp, vui vẻ. Màu xanh sẫm mang sự mát mẻ, rộng rãi và tăng cường hình ảnh mang tính kỹ thuật, sự tin tưởng và an toàn. Ở một số nền văn hóa, mầu đỏ thường tạo liên tưởng đến sự ấm áp, kích thích, sống động. Không nên sử dụng mầu đỏ trên một bề mặt rộng do dễ tạo cảm giác kích động ở một mức độ nào đó. Màu xám tăng cường hình ảnh có tính bền vững và chất lượng. Màu đen có thể được sử dụng để mang lại hiệu quả cao, ví dụ trong lĩnh vực thời trang và thiết kế, để đem lại cảm giác chất lượng và sự độc đáo. Màu đen nhạt được sử dụng cùng với một màu nổi bật hay tương phản có thể tạo ra tác động mạnh.
• Quan niệm về màu sắc thường mang tính chủ quan, khác nhau giữa các nền văn hóa. Thỉnh thoảng màu sắc được sử dụng để diễn tả các khía cạnh của tình cảm, sự mê tín hay với các lý do kém logic khác. Không nên chọn màu cho các brochure và các ấn phẩm mang tính thương mại theo những động cơ này. Các quyết định chọn màu nên dựa trên sự kết hợp giữa chức năng của brochure và tính sáng tạo, đồng thời phù hợp với đặc tính của sản phẩm và của hình ảnh mong muốn

Bố cục của brochure

• Trang bìa trước:
  • Đây là trang thể hiện tên, logo công ty, ứng dụng chính của sản phẩm của công ty và các tiêu đề hay lời khuyến mãi độc đáo. Nếu thích hợp, có thể trình bày ở đây logo, các hình ảnh có liên quan tới chứng nhận quản lý chất lượng hay chứng nhận về môi trường để gây chú ý tức thời và xây dựng lòng tin.
  • Nên nhớ là những brochure này rất ít khi được đọc từ đầu tới cuối, vì vậy trang bìa là rất quan trọng trong việc tạo nên hình ảnh công ty, lôi cuốn người đọc dành nhiều thời gian để đọc và lật sang trang tiếp theo.
• Trang bìa cuối:
  • Trang bìa cuối dành để ghi những lời khen tặng từ khách hàng, các chi tiết tham khảo và địa chỉ liên hệ. Cố gắng sắp xếp chỗ in các chi tiết liên hệ sao cho có thể đặt một miếng dán thông báo về thay đổi địa chỉ hoặc chi tiết liên hệ mà không làm ảnh hưởng tới chất lượng tờ gấp.
  • Không nên đề cập tới địa chỉ và điện thoại liên lạc của nhà máy của công ty nếu nó nằm ở địa điểm khác vì điều này có thể gây nhầm lẫn và khiến khách hàng bực mình.
• Phần văn bản
  • Mô tả lĩnh vực kinh doanh của công ty một cách rõ ràng dễ hiểu và không nên mong đợi người đọc cũng có những hiểu biết cơ bản tương tự. Nên đưa những thông tin chính xác, thích hợp và đừng quên là người mua thuộc lĩnh vực khác còn nhiều hơn những người mua trong lĩnh vực hoạt động của công ty bạn. Nên đề cập cụ thể tới sản phẩm dịch vụ mà công ty kinh doanh và giải thích các hoạt động của công ty sao cho người đọc dễ hiểu, kể cả những người chưa quen với sản phẩm đó, nhằm khơi dậy sự quan tâm của họ. Tránh việc phô trương quá mức mà nên viết câu văn sao cho phù hợp với mong muốn và nhu cầu của khách hàng tiềm năng.
  • Hạn chế những đoạn viết mơ hồ, khoe khoang, ví dụ như: “ Chúng tôi là nhà sản xuất hàng đầu” (vì thực tế có thể không được như vậy). Hãy nhìn nhận nội dung dưới góc độ của khách hàng tiềm năng: loại thông tin nào là quan trọng và thích hợp với họ.
  • Sử dụng đề mục cho mỗi đoạn để người đọc có thể dễ dàng duyệt nội dung.
  • Tránh sử dụng tranh ảnh, đường kẻ làm nền vì như vậy nội dung sẽ khó đọc hơn.
• Trang trong
  • Trang trong dành cho các thông tin cần thiết về công ty. Đây không phải là ấn phẩm nói về lịch sử hình thành công ty mà chứa đựng những thông tin về tình hình hiện tại như nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức, thị phần, kinh nghiệm, quy trình sản xuất, quản lý chất lượng, các chứng chỉ v.v. Bên cạnh đó, một phần không thể thiếu là thông tin về các loại sản phẩm của công ty. Nên đính kèm theo các bảng dữ liệu về sản phẩm (thông tin này thường xuyên thay đổi) vào phía tay phải của trang brochure này.
  • Hạn chế số phông chữ sử dụng và không dùng kiểu chữ mỹ thuật ngoài những kiểu có trong logo công ty. Nên sử dụng phông chữ thông thường, phổ biến cho các đoạn văn dài. Việc sử dụng nhiều phông chữ sẽ gây cho người đọc cảm giác mệt mỏi.
• Minh họa
  • Nên sử dụng các chi tiết minh họa một cách thích hợp và có chất lượng (sắc nét, tương phản), thể hiện trực tiếp các hình ảnh các loại sản phẩm cũng như các ứng dụng và tư liệu sản xuất ra sản phẩm đó. Nên nhớ:
  • Không nhất thiết phải trưng bày ảnh của ban giám đốc mà nên dành những chỗ quý giá trong Brochure cho các chi tiết minh họa thích hợp nhất
  • Nên dùng ảnh do các thợ chuyên nghiệp chụp, không sử dụng các ảnh không rõ nguồn gốc để tránh những phiền toái liên quan đến bản quyền. Đề lời chú thích cho mỗi bức ảnh.
  • Không nên dùng nền, ánh sáng hay góc độ hoàn toàn khác cho các bức ảnh và tuyệt đối không trộn ảnh với các đồ thị.

Tờ rơi giới thiệu sản phẩm

Tờ rơi giới thiệu sản phẩm thường có bố cục trong một trang, cung cấp các thông tin chi tiết về các sản phẩm cụ thể. Ấn phẩm này có thể làm dưới dạng tờ rơi, tờ gấp và có thể thay thế bất kỳ khi nào cần thiết. Vì những tờ rơi này không nhất thiết phải bóng đẹp như brochure nên chi phí thấp hơn và có thể được sử dụng để phát trao tay, ví dụ như tại các hội chợ. Tờ rơi giới thiệu sản phẩm hầu hết được sử dụng trực tiếp trong quá trình mua bán. Một lợi thế nữa là hiện nay các công ty dễ dàng phát hành các tờ rơi giới thiệu sản phẩm với sự trợ giúp của máy tính và máy in. Điều này giúp làm giảm các chi phí trong khi các thông tin trong các tờ rơi có thể dễ dàng được cập nhật.

Catalogue giới thiệu sản phẩm, dịch vụ

Catalogue giới thiệu sản phẩm được phát hành khi có nhu cầu giới thiệu nhiều loại sản phẩm, trong đó việc mô tả sản phẩm thường đi cùng với ảnh hoặc hình vẽ. Hình thức và kích cỡ của Catalogue rất phong phú, thường hay được sử dụng trong xúc tiến bán hàng trực tiếp. Catalogue giới thiệu sản phẩm có thể sử dụng làm công cụ nâng cao hình ảnh của công ty.

Điều kiện đầu tiên là chất liệu ảnh phải được lựa chọn một cách chuyên nghiệp. Một Catalogue cẩu thả sẽ có hại hơn là có lợi nên không bao giờ cho phép phát hành những Catalogue như vậy.

Những thông tin quan trọng trên Catalogue bao gồm mã số sản phẩm, thông số về chất liệu sử dụng, kích cỡ và mẫu mã.

Điều bất lợi của việc in Catalogue là chi phí tốn kém và nội dung thông tin thường nhanh bị lỗi thời, đồng thời bư phí cao nếu ấn phẩm có trọng lượng lớn. Tuy nhiên, có một lựa chọn linh hoạt và hợp lý là sản xuất đĩa CD-ROM hay còn gọi là Catalogue điện tử, E-Catalogue,

Thư tín thương mại

Đây là việc gửi thư cung cấp thông tin và tài liệu kèm theo như brochure giới thiệu công ty, tờ rơi và có khi là món quà nhỏ của công ty hoặc hàng mẫu, trực tiếp cho khách hàng tiền năng. Hoạt động này được xem là bước đi đầu tiên trong kế hoạch xúc tiến bán hàng. Nhiều người phê phán rằng đây là cách làm không hiệu quả, mặc dù nó vẫn là công cụ xúc tiến bán hàng được sử dụng rất rộng rãi. Những người phê phán cách làm này cho rằng tỷ lệ phản hồi đối với thư tín trực tiếp là rất thấp, cho dù tỷ lệ này trong các ngành là khác nhau. Các kết quả thống kê chỉ ra rằng tỷ lệ phản hồi chỉ vào khoảng trên dưới 1%.

Đây thực sụ không phải là một con số khích lệ, nhưng tại sao vẫn có nhiều công ty áp dụng? Một trong những lý do là đây là một hình thức giới thiệu công ty và các sản phẩm và dịch vụ có chi phí thấp. Một lý do nữa làm công ty có thể chấp nhận lỷ lệ phản hồi thấp và gửi đi rất nhiều thư giới thiệu vì cuối cùng họ vẫn nhận được số lượng đơn hàng thích hợp. Các công ty có thể tăng tỷ lệ phản hồi bằng cách sử dụng một vài quy tắc và mẹo nhỏ

Khó có thể đưa ra một bức thư giao dịch hoàn hảo và duy nhất, tuy nhiên, xin nêu một vài gợi ý về nội dung, cách trình bày và sử dụng như sau:

Nội dung thư

Nên bắt đầu bức thư bằng đoạn văn chính, không nên dùng nhiều nội dung vào việc giới thiệu. Tốt nhất là nên dùng hai đến ba dòng (vài giây) để thu hút sự chú ý của người đọc.

Nêu lý do của bức thư: Thông báo với người đọc lý do bạn viết thư cho họ.

Phát triển nội dung: Cung cấp các thông tin chi tiết, chính xác; nêu các lý lẽ và nếu có thể, thông báo những hoạt động sẽ tiến hành.

Kết thúc bức thư bằng “một câu kết đóng”. Không nên sử dụng câu mở như: “chúng tôi chờ đợi thư trả lời của Quý Ngài” mà là câu đóng như: “Chúng tôi sẽ liên lạc với Ngài vào thứ sáu tới (đề ngày) để trao đổi về lời đề nghị của chúng tôi”.

Trình bày thư

Một bức thư phải đem đến một cảm giác hoàn thiện, gọn gàng và không có lỗi chính tả. Thậm chí cho tới ngày nay, thư giao dịch đôi khi được viết tay trên giấy bưu phẩm. Thực tế là trong một vài trường hợp cụ thể người ta có thể sử dụng bức thư ngắn gọn, viết tay cho những mối quan hệ kinh doanh quen thuộc và thường rất hiệu quả, có thể là để nhấn mạnh mối quan hệ cá nhân quen thuộc giữa hai bên.

Tuy nhiên, một bức thư quan trọng và chính thức phải được soạn thảo trên máy vi tính và sau đó được in ra.

Cố gắng gói gọn tất cả thông tin trong một trang, hãy phác ra toàn bộ ý tưởng khi bắt đầu viết thư và sau cùng là loại bỏ những thông tin thừa. Một tiêu chí quan trọng để khách hàng chú ý tới lời đề nghị bán hàng là: “trong thư có thông tin gì cho tôi? Tôi có được lợi gì trong lời đề nghị này?”. Nên viết những câu ngắn gọn, trung bình khoảng 10 đến 12 từ. Sử dụng các dấu chấm hỏi, gạch đầu dòng…Tên và các từ liên quan đến cá nhân sẽ làm cho bức thư thêm sống động.

• Sử dụng loại giấy trắng, chất lượng
• Nên gửi thư đích danh cùng với chức danh chính xác của người nhận
• Kiểm tra chính xác tên người nhận và địa chỉ
• Gói gọn toàn bộ nội dung thư trong một mặt giấy A4, loại bỏ những thông tin thừa
• Chỉ ra lợi ích của người nhận trong tiêu đề của thư giới thiêu hoặc thư chào hàng (lý do tôi làm ăn với Ông/ Bà, lợi ích của Ông / Bà là gì).
• Viết câu văn ngắn gọi (nhiều nhất là 15 từ) và đoạn văn ngắn gọn (nhiều nhất là 15 dòng)
• Hạn chế sử dụng quá nhiều đại từ nhân xưng “tôi”
• Không nên cường điệu quá và đừng tỏ ra hài hước
• Đừng quên nêu tên, chức danh của bạn và chữ ký tay cùng với dấu của công ty
• Cân nhắc việc gửi thêm 1 bức thư nhắc lại sau 4 tuần
• Gọi điện cho người nhận 1 tuần sau khi đã gửi thư đi

Lựa chọn người nhận mục tiêu

Chìa khóa để có hiêu quả ở đây là gửi có chọn lọc và đích danh tới từng cá nhân, bức thư càng cụ thể và trực tiếp tới khách hàng thì tỷ lệ phản hồi càng cao, qua đó thu hẹp số lượng người số lượng người nhận vì chỉ gửi cho những người được lựa chọn kỹ lưỡng. Để có những lời chào hàng phù hợp, không nên chỉ lựa chọn những tên và địa chỉ trong danh bạ doanh nghiệp mà phải nghiên cứu thêm về khách hàng đó bằng cách vào trang web hoặc xem qua tài liệu quản cáo của họ. Chìa khóa thành công ở đây là phải hiểu khách hàng tiền năng và dự đoán được nhu cầu của họ.

Thư cần được gửi đến đích danh người nhận

Sử dụng hình thức thư trực tiếp, đích danh, gắn với nhu cầu thực tế của đối tượng nhận, như một lời mời chào họ tham gia vào các sự kiện và các hoạt động kế tiếp.

• Ưu điểm: Nhanh, linh hoạt, chi phí thấp, ít tài liệu kèm theo
• Nhược điểm: Phải xác định được người nhận mục tiêu, thông tin một chiều, không có phản hồi trực tiếp, tỷ lệ phản hồi thấp

Gửi kèm “vật gây chú ý”: Bên cạnh việc lựa chọn người nhận mục tiêu, cần phải sáng tạo trong việc gửi thư bởi vì một công ty nhận được rất nhiều bưu phẩm gửi đến và cũng có rất nhiều thư bị vứt vào thùng rác ngay cả khi chưa được bóc ra. Một vật nhỏ được gọi là “vật gây chú ý” có thể kích thước người nhận ít nhất cũng là mở phong bì ra. Không ai dám ném một phong bì chưa mở khi mà họ biết có vật gì đó bên trong. Hày thử thử nghĩ đến một cái bút bi chặng hạn hay một vật gì đó liên quan tới sản phẩm và dịch vụ mà bạn đang định chào. Bạn cũng có thể chọn vật khác sáng tạo hơn, ví dụ như một bưu thiếp phát ra tiếng kêu khi uốn cong hoặc ấn vào.

Một điều rõ ràng là có thể áp dụng những quy tắc để viết một bức thư thương mại hiệu quả cho việc gửi thư trực tiếp tới khách hàng.

Thông điệp bằng Fax

Thực tế thì không có sự khác biệt nào giữa nội dung của một bức thư và một bản fax. Về nguyên tắc, tất cả các bức thư đều có thể gửi bằng fax. Nhưng đối với thư thương mại trang trọng và có tác dụng tạo dựng hình ảnh công ty, sản phẩm hay một vị trí, chức vụ thì gửi bằng đường bưu điện vẫn tốt hơn. Một ví dụ đáng chú ý là các hợp đồng cần phải có chữ ký gốc. trường hợp cần gấp, cõ thể gửi bằng fax nhưng phải thông báo là bản gốc sẽ được gửi sau theo đường bưu điện.

Bố cục của bản fax.

Khi đề cập đến bố cục của bản fax cần chú ý vài điểm sau để bản fax sáng sủa và có hiệu quả hơn:

• Trên đầu trang fax nên có chữ “fax”.
• Sử dụng cỡ chữ từ 11 trở lên vì nội dung bản fax thường khó đọc hơn là thư gửi bưu điện. Chú ý ghi địa chỉ rõ ràng. Thực tế, địa chỉ này thường được in với mầu sáng và cỡ chữ nhỏ.
• Lưu ý là mầu sắc của logo hoặc bản in qua máy fax thường không hiện lên rõ ràng, đặc biệt là các mầu sáng như: vàng, hồng, v.v.

Sử dụng tin bài đăng báo góp phần nâng cao hình ảnh công ty

Thường xuyên gửi tin, bài cho báo chí là một yếu tố tích cực trong xây dựng hình ảnh công ty. Thông điệp sẽ được xem là khách quan hơn khi được đưa ra bởi bên thứ ba, ví dụ như báo chí, sẽ giúp công ty tiếp cận với nhiều độc giả. Báo chí là đầu mối liên hệ quan trọng giữa công ty và một số lượng lớn các độc giả. Tin, bài gửi báo chí là một trong những công cụ chính để cung cấp thông tin cho các nhà biên tập và thuyết phục họ về tầm quan trọng của bài báo đó đối với độc giả.

Nếu bài báo đó được đăng trên một tờ hay tạp chí thương mại có uy tín thì nó đóng vai trò như một công cụ chính để nâng cao hình ảnh công ty.

Một ưu điểm lớn của việc viết bài đăng báo là chi phí thấp vì bài viết được đăng miễn phí, đồng thời công ty và sản phẩm của công ty cũng được quảng bá miễn phí.
Trong thực tế, một số lượng lớn các bài viết được gửi tới các tòa báo nhưng lại bị loại bỏ và không được đăng. Cần giải quyết vấn đề này như thế nào?

Khi quyết định bài báo nào được đăng, tòa báo sẽ xem xét hai vấn đề chính là: nội dung và tính thời sự của bài báo. Nguyên tắc chung trong Marketing là: giải quyết được vấn đề của người khác tức là công ty sẽ tồn tại, sau đây là một vài ý tưởng và gợi ý để bài viết được chấp nhận:

Tính thời sự

• Hãy chắc chắn rằng bài viết thực sự nói về điều gì đó mới mẻ hoặc một sự kiện quan trọng
• Có thể gắn cho bài viết một số yếu tố mang tính thời sự
• Bài viết phải gắn với một quan tâm của người đọc
• Tuân thủ chặt chẽ hạn nộp bài cho tòa soạn

Nội dung

• Phải thực tế, tránh viết chung chung
• Xác định chủ đề và tóm tắt ý chính trong tiêu đề
• Tổng hợp, đưa những yếu tố quan trọng lên đoạn văn đầu
• Hạn chế trích dẫn
• Kết thúc bài viết bằng một câu kết luận độc đáo

Năm điều cần lưu ý (5W) khi viết bài

• WHAT: Sự kiện
• WHO: Nhân vật
• WHEN: Thời điểm xảy ra sự kiện
• WHERE: Nơi xảy ra sự kiện
• WHY: Lý do xảy ra sự kiện

Hình thức

• Nên viết ngắn gọn, tốt nhất là trọng một trang giấy A4
• Sử dụng tiếng bản địa hoặc tiếng anh
• Sử dụng câu gắn gọn
• Sử dụng kiểu văn ngắn và đề lề rộng
• Gửi bài đúng hẹn
• Gửi kèm ảnh hoặc bản slide
• Bảo đảm rằng hình ảnh minh họa sẽ cung cấp thông tin bổ xung
• Ghi chi tiết địa chỉ liên hệ cho người biên tập

Không nên

• Nói với người biên tập là họ nên đăng gì
• Tìm cách gây ấn tượng với họ bằng các ví dụ về những câu chuyện thành công
• Sử dụng quá nhiều con số phức tạp
• Tìm cách “mua chuộc” người biên tập
• Đề nghị họ đăng bài

Người biên tập thường thích nhận được bài viết dưới dạng file điện tử, ví dụ như email. Điều này giúp họ có thể sửa lại dễ dàng, duyệt và sau đó chuyển sang bộ phận khác.

Quảng bá miễn phí trên tạp chí thương mại, báo hàng ngày, bản tin hội chợ thông qua các bài báo có chất lượng và các bài phỏng vấn được chuẩn bị tốt.

• Ưu điểm: Đối tượng bạn đọc rộng, miễn phí, Tác dụng mạnh
• Nhược điểm: Phụ thuộc vào người biên tập, không kiểm soát được nội dung, thời gian chuẩn bị lâu

Quảng cáo trên báo chí thương mại

Nến muốn bài viết chắc chắn được đăng, công ty có thể quyết định một hình thức quảng cáo. Khi cân nhắc quảng cáo, nên tập trung vào những đối tượng tham gia vào kênh phân phối như nhà nhập khẩu, nhà bán buôn, bán lẻ hoặc phân đoạn thị trường mà công ty đang nhắm tới. Tạp chí thương mại là công cụ trung gian để quảng cáo rất hữu hiệu. Chi phi cho quản cáo theo loại hình này là hợp lý nhất và có thể nhằm vào lượng độc giả xác định, không giống như quảng cáo trên phương tiên thông tin đại chúng. Điều cũng giống như việc so sánh giữa viên đạn bắn tỉa và đạn súng săn. Một lựa chọn khác là trưng bày Catalogue sản phẩm trong hội chợ thương mại, những người tham gia hội chợ thường giữ lại Catalogue rất lâu sau khi hội chợ kết thúc để tham khảo.

Quảng cáo

Đặc biệt là trên tạp chí thương mại và trong Catalogue triển lãm

• Ưu điểm: Kiểm soát được nội dụng, đưa đúng đối tượng, độc lập với người biên tập
• Nhược điểm: Chi phí cao, phản hồi hạn chế, phải đăng nhiều lần