Xây dựng hình ảnh công ty

Thể hiện hình ảnh công ty bằng công cụ kỹ thuật số

Bạn đánh giá: 0 / 5

Ngôi sao không hiệu lựcNgôi sao không hiệu lựcNgôi sao không hiệu lựcNgôi sao không hiệu lựcNgôi sao không hiệu lực
 

1. Thư điện tử

Ngày này, trao đổi bằng thư điện tử trong lĩnh vực thương mại đã quá phổ biến vì vừa nhanh, rẻ. Thư điện tử thể hiện bản sắc của công ty và vì thế ảnh hưởng đến hình ảnh công ty.

Hầu hết những người có hộp thư điện tử đều nhận được hàng tá thư điện tử mỗi ngày. Chính vì vậy, điều cốt yếu ở đây là làm sao cho thư điện tử của công ty thật bắt mắt, để thu hút được sự chú ý như mong muốn. Trước hết, phải qua được “cửa chính”, hãy viết thật ngắn gọn, và súc tích ngay phần mở đầu của bức thư. Đừng quá cường điệu, lan man vì điều này sẽ gây khó chịu cho người đọc, ngoài vấn đề phải bắt mắt và ngắn gọn, phần mở đầu của bức thư điện tử phải thật ăn nhập với các phần tiếp theo.

Hãy bắt đầu bằng một lời chào hỏi hoặc cảm ơn, ngay sau đó, hãy viết nội dung chính của bức thư trong một hoặc hai câu ngắn gọn và kết thúc bằng việc nhấn mạnh những gì được mong đợi từ người đọc. Trong những phần tiếp theo, nên đưa ra các thông tin và lý lẽ phân tích các lợi ích quy tụ cho người đọc. Phần cuối một lần nữa nên viết lại mục đích chính của bức thư và lại kết thúc bằng câu chào. Cần chỉ ra thật rõ ràng ai là người viết thư điện tử đó. Vì thế ở phần cuối của thư nên ghi rõ người viết, tên công ty, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, số fax. Chỉ trong trường hợp đã giao dịch với đối tác lâu năm, hoặc thường xuyên thì những thông tin trên mới được loại bỏ phần nào. Trong các trường hợp khác thì tốt nhất nên ghi địa chỉ liên hệ trên mỗi thư điện tử. Chữ ký điện tử cũng là phần quan trọng tạo nên ấn tượng tin cậy cho người nhận.

Khi trả lời thư điện tử, hãy để nguyên phần chủ đề của bức thư. Điều này giúp cho người nhận thư trả lời biết được bức thư nói về cái gì. Hãy viết phần trả lời phía trên bức thư điện tử nhận được.

Hầu hết các chương trình thư điện tử đều có phần yêu cầu “thông báo nhận thư” (notification of receipt). Không nên nghĩ rằng thông báo đó luôn luôn chính xác dù có đặt yêu cầu đó hay không. Tương tự, dù có sử dụng dấu hiệu “ưu tiên” thì cũng không nên mong đợi nhận được thư trả lời nhanh chóng. Mỗi thư điện tử chỉ nên đề cập một vấn đề. Điều này giúp người nhận mở và xắp xếp thư một cách riêng rẽ và dễ dàng. Cuối cùng hãy kiểm tra lại các lỗi chính tả và ngữ pháp.

Những gợi ý để viết thư điện tử :

  • Đi thẳng vào vấn đề
  • Kiểm tra các lỗi chính tả
  • Ghi địa chỉ công ty
  • Viết phần trả lời lên phía trên thư của người gửi
  • Hạn chế yêu cầu thông báo nhận thư và sử dụng dấu hiệu ”ưu tiên trả lời”
  • Mỗi thư chỉ nên đề cập một chủ đề
  • Hãy luôn ghi nhớ: thư điện tử cũng thể hiện bản sắc của công ty
  • Gửi thư điện tử trực tiếp tới người nhận

Các tiêu chí chỉ áp dụng cho các bức thư thường cũng được áp dụng khi thực hiện một chiến dịch gửi thư điện tử trực tiếp. Vấn đề ở đây là: liệu thư được mở ra xem hay không? Bởi vì hiện nay, việc gửi thư điện tử nhanh và rẻ nên hàng ngày lượng thư khổng lồ được gửi vào các hộp thư điện tử và gây ra không ít nỗi bực mình cho người nhận. Nên nhớ rằng: các thương gia, khi kiểm tra thư, họ cố gắng đi lướt qua chúng thật nhanh, xóa đi rất nhiều bức thư chỉ sau khi đọc phần chủ đề hoặc dòng đầu tiên của bức thư. Hàng ngày họ đều gắng sức để kiểm tra tất cả các bức thư và điều này thực sự gây ra nhiều mệt mỏi. Thêm vào đó là nỗi lo virus tấn công khi mở thư điện tử. Đó cũng là lý do chính làm cho thư điện tử, đặc biệt là thư có file đính kèm có thể là không nhận được thư trả lời như mong đợi. Trong nhiều trường hợp, các bức thư thậm chí còn chưa được mở ra xem mà đã bị xóa ngay ở hộp thư.

Vì thế, cũng không nên quá đề cao hiệu quả của chiến dịch thư điện tử trực tiếp. Nêu thực sự quan tâm và quyết định làm ăn thì nên trao đổi qua fax, thư thường và điện thoại.